Zgodnie z art. 221 ust 14 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 742 z późn. zm.; dalej Ustawy) Senat Politechniki Wrocławskiej określił szczegółowy tryb postępowania w sprawie nadania stopnia doktora habilitowanego w rozdziale VI Regulaminu nadawania stopni naukowych na Politechnice Wrocławskiej (Uchwała nr 487/35/2020-2024 Senatu PWr. z dnia 22 czerwca 2023 r.; dalej Regulaminu). Poniżej przedstawiono szczegółowy tryb postępowania wraz ze wskazaniem podstawy prawnej (w nawiasach).

1. Postępowanie w sprawie nadania stopnia doktora habilitowanego wszczyna się na wniosek składany do podmiotu habilitującego (t.j. Politechniki Wrocławskiej) za pośrednictwem Rady Doskonałości Naukowej (art. 220 ust. 1 Ustawy i § 22 ust. 1 Regulaminu).
2. Składając wniosek, habilitant wskazuje dziedzinę nauki i dyscyplinę naukową, w której ma być nadany stopień (art. 220 ust 2 Ustawy i §22 ust. 2 Regulaminu).
3. Zgodnie z art. 221 ust. 1 Ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, Rada Doskonałości Naukowej dokonuje oceny formalnej wniosku oraz przekazuje go Politechnice Wrocławskiej w terminie czterech tygodni od dnia jego otrzymania (§ 22 ust. 3 Regulaminu).
4. Politechnika Wrocławska w terminie czterech tygodni od dnia otrzymania wniosku może nie wyrazić zgody na przeprowadzenie postępowania w sprawie nadania stopnia doktora habilitowanego i informuje o tym Radę Doskonałości Naukowej, zwracając tym samym wniosek kandydata.
   Właściwa rada dyscypliny naukowej nie może nie wyrazić zgody na przeprowadzenie postępowania w sprawie nadania stopnia doktora habilitowanego, w przypadku, gdy uczelnia została wyznaczona przez Radę Doskonałości Naukowej jako drugi w kolejności podmiot habilitujący (art. 221 ust. 2 Ustawy i § 22 ust. 4-5 Regulaminu).
5. Rada Doskonałości Naukowej w terminie 12 tygodni od dnia otrzymania wniosku wyznacza czterech członków komisji habilitacyjnej, w tym przewodniczącego i trzech recenzentów, spośród osób posiadających stopień doktora habilitowanego lub tytuł profesora oraz aktualny dorobek naukowy lub artystyczny i uznaną renomę naukową, w tym międzynarodową, niebędących pracownikami Politechniki Wrocławskiej jako podmiotu habilitującego ani uczelni, instytutu PAN, instytutu badawczego albo instytutu międzynarodowego, których pracownikiem jest osoba ubiegająca się o stopień doktora habilitowanego (art. 221 ust. 4 Ustawy).
6. Rada właściwa w danej dyscyplinie w Politechnice Wrocławskiej, w terminie sześciu tygodni od dnia otrzymania informacji o członkach komisji habilitacyjnej wyznaczonych przez Radę Doskonałości Naukowej, powołuje w drodze uchwały, komisję habilitacyjną (art. 221 ust. 5 Ustawy i § 23 ust. 1-2 Regulaminu). Komisja habilitacyjna składa się z:
   • przewodniczącego wyznaczonego przez Radę Doskonałości Naukowej,
   • 3 recenzentów wyznaczonych przez Radę Doskonałości Naukowej,
   • 2 członków posiadających stopień doktora habilitowanego lub tytuł profesora, zatrudnionych w Uczelni, w tym sekretarza (sekretarza i członka komisji habilitacyjnej wyznacza się spośród nauczycieli akademickich będących członkami rady dyscypliny naukowej, którzy wykazują się aktywnością naukową),
   • 1 recenzenta posiadającego stopień doktora habilitowanego lub tytuł profesora oraz aktualny dorobek naukowy i uznaną renomę, w tym międzynarodową, niebędącego pracownikiem Politechniki Wrocławskiej.

   W skład komisji habilitacyjnej nie może być powołana osoba, w stosunku do której zachodzą uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności. W szczególności członkiem komisji habilitacyjnej nie może być osoba (art. 221 ust. 6-7 Ustawy i § 23 ust. 3 i 5 Regulaminu):

   • posiadająca wspólny dorobek publikacyjny z habilitantem,
   • posiadająca wspólne prace badawcze z habilitantem,
   • biorąca udział we wspólnych projektach,
   • będąca recenzentem wydawniczym dorobku habilitanta,
   • będąca promotorem lub recenzentem w przewodzie doktorskim habilitanta,
   • będąca w stosunku bezpośredniej nadrzędności służbowej,
   • osoba, która w okresie ostatnich 5 lat dwukrotnie nie dochowała terminu na sporządzenie recenzji w postępowaniu w sprawie nadania stopnia doktora habilitowanego.
7. Recenzenci, w terminie 8 tygodni od dnia doręczenia im wniosku, oceniają, czy osiągnięcia naukowe osoby ubiegającej się o stopień doktora habilitowanego odpowiadają wymaganiom określonym w art. 219 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz § 21 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 4 Regulaminu i przygotowują recenzje. Recenzje powinny zawierać jednoznaczną konkluzję, tj. czy są to recenzje pozytywne, czy negatywne (art. 221 ust. 8 Ustawy i § 24 ust. 2 Regulaminu).
8. Po otrzymaniu każdej z czterech recenzji przewodniczący rady dyscypliny naukowej przekazuje ją niezwłocznie członkom komisji habilitacyjnej (§ 24 ust. 3 Regulaminu).
9. Niezwłocznie po wpłynięciu wszystkich recenzji komisja habilitacyjna przeprowadza kolokwium habilitacyjne w zakresie osiągnięć naukowych kandydata. Kolokwium ma charakter publiczny, z wyłączeniem kolokwium w zakresie osiągnięć, których przedmiot jest objęty ochroną informacji niejawnych (art. 221 ust. 9 Ustawy i § 25 ust. 1 Regulaminu).
10. Kolokwium habilitacyjnego nie przeprowadza się, jeżeli co najmniej 2 recenzje są negatywne. W tym przypadku komisja habilitacyjna podejmuje w głosowaniu jawnym bezwzględną większością głosów uchwałę zawierającą negatywną opinię w sprawie nadania stopnia doktora habilitowanego wraz z uzasadnieniem. Na wniosek osoby, ubiegającej się o stopień, komisja podejmuje uchwałę w głosowaniu tajnym (§ 25 ust. 2 Regulaminu).
11. Komisja habilitacyjna wyznacza termin kolokwium habilitacyjnego w uzgodnieniu z przewodniczącym właściwej rady dyscypliny naukowej oraz z kandydatem. Przewodniczący komisji habilitacyjnej informuje kandydata oraz członków właściwej rady dyscypliny naukowej o dacie, godzinie i miejscu kolokwium habilitacyjnego na co najmniej 14 dni przed jego terminem.
12. Podczas kolokwium habilitacyjnego osobami uprawnionymi do zadawania pytań dotyczących przedstawionych osiągnięć naukowych są członkowie komisji habilitacyjnej oraz właściwej rady dyscypliny naukowej. Ustala się następujący przebieg kolokwium habilitacyjnego (§ 25 ust. 4 Regulaminu):
    1. otwarcie kolokwium habilitacyjnego przez przewodniczącego komisji habilitacyjnej;
    2. przedstawienie przez kandydata swoich osiągnięć naukowych ze szczególnym uwzględnieniem tych, które stanowią znaczny wkład w rozwój dyscypliny, określonych w § 21 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 4 Regulaminu;
    3. dyskusja z kandydatem na temat jego osiągnięć naukowych;
    4. zamknięcie kolokwium habilitacyjnego przez przewodniczącego komisji habilitacyjnej.
13. Niezwłocznie po zakończeniu kolokwium habilitacyjnego odbywa się zamknięte posiedzenie komisji habilitacyjnej. Podczas posiedzenia członkowie komisji przeprowadzają dyskusję dotyczącą osiągnięć naukowych kandydata i w głosowaniu jawnym bezwzględną większością głosów podejmują uchwałę zawierającą opinię w sprawie nadania stopnia doktora habilitowanego wraz z uzasadnieniem. Na wniosek kandydata podjęcie uchwały następuje w głosowaniu tajnym (§ 25 ust. 5 Regulaminu).
14. Komisja habilitacyjna przekazuje właściwej radzie dyscypliny naukowej uchwałę zawierającą opinię w sprawie nadania stopnia doktora habilitowanego, wraz z uzasadnieniem i dokumentacją postępowania habilitacyjnego w terminie 6 tygodni od dnia otrzymania ostatniej recenzji (art. 221 ust 11 Ustawy § 25 ust. 6 Regulaminu). 
15. Rada dyscypliny naukowej w terminie miesiąca od otrzymania opinii komisji habilitacyjnej podejmuje uchwałę o nadaniu lub odmowie nadania kandydatowi stopnia naukowego doktora habilitowanego. Właściwa rada dyscypliny naukowej jest związana negatywną opinią komisji habilitacyjnej, wynikającą z 2 negatywnych recenzji i w takim przypadku obligatoryjnie odmawia nadania stopnia doktora (art. 221 ust. 12 Ustawy i § 26 ust. 3 Regulaminu).
    Stopień naukowy doktora habilitowanego nadaje się w drodze decyzji administracyjnej w dziedzinie nauki i dyscyplinie naukowej (art. 178 ust. 1 pkt 1 Ustawy i § 1 ust. 6 Regulaminu).
16. Decyzja o odmowie nadania stopnia doktora habilitowanego zawiera uzasadnienie zawierające opis stanu faktycznego i podstawę prawną, na podstawie których wydano decyzję odmowną.

    Od decyzji o odmowie nadania stopnia doktora habilitowanego kandydatowi przysługuje prawo do wniesienia odwołania do RDN w terminie 30 dni od dnia jej doręczenia, za pośrednictwem rady dyscypliny naukowej, która tę decyzję podjęła (art. 224 ust. 1 Ustawy i § 26 ust. 5 Regulaminu).

    W przypadku utrzymania w mocy decyzji o odmowie nadania stopnia doktora habilitowanego osoba ubiegająca się o stopień doktora habilitowanego może wystąpić z ponownym wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie jego nadania po upływie co najmniej 2 lat. Okres ten może zostać skrócony do 12 miesięcy w przypadku znacznego zwiększenia dorobku naukowego lub artystycznego (art. 224 ust. 2 Ustawy i § 26 ust. 6 Regulaminu).
17. Osobie, której nadano stopień doktora habilitowanego, wydaje się dyplom i jeden odpis dyplomu w języku polskim, a na jej pisemny wniosek – także jeden odpis dyplomu w tłumaczeniu na język angielski, francuski, hiszpański, niemiecki, rosyjski lub łacinie, o których mowa w art. 179 ust. 1 Ustawy Prawo szkolnictwie wyższym i nauce (art. 179 ust. 1 Ustawy i § 27 ust. 2 Regulaminu).